Prefeitura quer acabar com processos de papel em três anos

A fim de modernizar os processos administrativos da Prefeitura de Londrina e de suas autarquias e fundações, o prefeito de Londrina, Marcelo Belinati, assinou na última quinta-feira (18) dois novos decretos municipais. A expectativa é que até o final desta gestão todos os processos estejam no Sistema Eletrônico de Informação (SEI), eliminando, assim, dentro de três anos, os processos que hoje tramitam fisicamente por meio de papel.

Com o Decreto nº 1.525, de 15 de dezembro de 2017, o governo municipal sanciona o uso da versão 3.0 do Sistema Eletrônico de Informação (SEI), disponibilizado gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª região (TRF). O atual sistema disponibiliza novas ferramentas e uma complementação de funcionalidades, dando uma nova cara à solução, sendo que uma das principais novidades é o peticionamento eletrônico.

Com ele, o cidadão poderá solicitar serviços para o Município sem ter a necessidade de ir até a sede administrativa da Prefeitura. Para tanto, será preciso fazer um cadastro de usuário externo no sistema, sem custo. Assim, o munícipe poderá abrir um processo, anexar documentos e acompanhar o protocolo e o andamento do trâmite feito pelas secretarias municipais, autarquias ou fundações em tempo real. Também será possível fazer a inserção de documentos em processos já autuados junto à Prefeitura por meio da ferramenta peticionamento intercorrente.

Para o secretário municipal de Gestão Pública, Fábio Cavazotti e Silva, o avanço do processo eletrônico é de fundamental importância para a melhoria da eficiência da gestão pública tanto no quesito transparência quanto na agilidade do processo, além de avanços no controle de prazos e universalização das informações. “Quanto mais os processos saem do papel e vêm para o digital, mais agilidade a gente tem e mais controle de prazos. Além disso, a transparência é muito maior, representando um avanço na publicidade dos atos porque o processo físico fica restrito a uma área, uma sala, uma gaveta e qualquer pessoa que queira acessá-lo precisa se deslocar até a Prefeitura. A partir do momento em que ele se torna digital, pode ser acessado de qualquer lugar do mundo. Universalizar o sistema eletrônico é uma meta ousada, que trará benefícios para a cidade”, ressaltou.

Com a universalização do sistema, os servidores da Prefeitura e os usuários terão acesso 24 horas ao número do protocolo, documentos anexados, horário em que foi gerado, por quem foi feito e saberão até o endereço eletrônico (Internet Protocol - IP) do computador de onde partiu o protocolo. Dessa maneira, qualquer movimentação, atualização de informações, despachos ou autuação documental será identificável.

Antes, isso não era possível, pois o cidadão não tinha acesso ao processo eletrônico como um todo. Ele poderia consultar seu protocolo, mas para abri-lo era necessário vir até a sede administrativa da Prefeitura. Os procedimentos eletrônicos eram internos aos servidores públicos.

Benefícios do SEI
O diretor de Gestão de Informações e Arquivo Público (DGIAP) da Secretaria Municipal de Gestão Pública, Márcio Horaguti, explicou que para a Prefeitura de Londrina a utilização do SEI versão 3.0 traz diversos benefícios. Entre os quais, os principais são: a garantia da segurança processual, visto que não será possível a retirada ou colocação de documentos sem o registro no sistema; a celeridade processual, pois a comunicação entre os órgãos municipais será feita de forma imediata e não dependerá mais de deslocamento até a sede administrativa da Prefeitura, e a economia com os gastos de impressão em papel e com o deslocamento de servidores e de carros oficiais para o transporte dos documentos.

Além desses, a mobilidade também é uma vantagem, porque o prefeito, secretários, gestores municipais ou qualquer outro(a) servidor(a) que precisar assinar a documentação poderá fazê-lo via aplicativo de celular ou tablet, promovendo mais transparência do Poder Público e maior interação com o cidadão.

Histórico - A Prefeitura de Londrina foi uma das pioneiras no Brasil a utilizar o Sistema Eletrônico de Informação ao institucionalizá-lo através do Decreto 1.219, de 21 de setembro de 2015. A ferramenta passou a ser usada em 4 de janeiro de 2016, com a primeira versão, a 2.6. Com o decorrer do tempo, o SEI recebeu atualizações advindas do Tribunal Regional Federal da 4ª Região, e de outros órgãos do Executivo Federal.

Hoje, são 135 tipologias processuais cadastrados nessa plataforma, principalmente vinculadas às áreas de Licitação, Procuradoria e da Controladoria. Até início de dezembro de 2017, foram contabilizados 79 mil processos. Mas, desde janeiro de 2016, foram cadastrados 120 mil processos eletrônicos na Prefeitura de Londrina.

A intenção é que todos os processos executados pela administração direta e indireta estejam no SEI em três anos. Para isso, os gestores municipais terão 36 meses para planejar, mapear e implementar os processos administrativos de seu Órgão/Entidade no SEI.

No Brasil - No início do ano passado, o sistema teve uma implantação crescente em todo o território nacional devido sua adoção pelo governo federal. Agora, todos os 117 órgãos federais passaram a usufruir do sistema. Atualmente, instituições como o Supremo Tribunal Federal (STF) e o Superior Tribunal de Justiça (STJ) já fazem uso do SEI. Todos os órgãos que utilizam a ferramenta recebem gratuitamente do Tribunal Regional Federal da 4ª região e suas atualizações.

Programa PEMSEI - O Processo Eletrônico Municipal – Sistema Eletrônico de Informação (PEMSEI) foi instituído nos órgãos de administração direta e indireta pelo Decreto nº 06, de 3 de janeiro de 2018, com o objetivo de institucionalizar o processo eletrônico por meio da ferramenta SEI em toda Prefeitura.

Uma equipe será formada para estipular os tipos de processos que serão colocados à disposição da população, o chamado Comitê Gestor. Integrarão sua base os representantes do Comitê de Desburocratização da Prefeitura, Diretoria de Gestão de Informações e Arquivo Público (DGIAP), da Secretaria Municipal de Gestão Pública, da Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Tecnologia, da Controladoria Geral do Município e da Ouvidoria Geral do Município.

Esse grupo, por meio de estudos, selecionará os tipos de processo que vão estar à disposição da população. Segundo o presidente do Comitê de Desburocratização da Prefeitura, Roberto Alves Lima Junior, os primeiros processos serão referentes à Secretaria Municipal de Obras e Pavimentação (SMOP).

Os usuários externos terão acesso primeiro aos procedimentos da Diretoria de Loteamento. Estarão à disposição o serviço de fracionamento de terrenos e de aprovação de projetos. Neste último, a população poderá fazer a consulta prévia de projetos de obras facilitando o trabalho de engenheiros e arquitetos, pois eles não precisarão mais se deslocar até a Prefeitura com seus projetos impressos. Poderão anexá-los em formatos digitais como o PDF, por exemplo.

Já no fracionamento de terrenos, as pessoas que desejam dividir seus terrenos poderão fazer a solicitação via o SEI, bastando apenas preencher os dados necessários e anexar a documentação requerida pelo sistema. Toda a comunicação estabelecida entre o contribuinte e a Prefeitura será feita pelo sistema. “Aqueles que se cadastrarem não terão mais a necessidade de ir até a Secretaria Municipal de Obras e Pavimentação para obter esses serviços, que até então eram feitos somente fisicamente, ou seja, por meio de papel. Assim, de casa ou do escritório os contribuintes poderão solicitar os serviços e acompanharem seu processo”, explicou o Lima Junior.

Para que todos os processos estejam disponíveis pela internet até o final desta gestão, a Comunidade de Negócios fará um cronograma de implantação.

Aplicativo de celular - Além do SEI e do PEMSEI, o Município está disponibilizando o aplicativo do sistema para os servidores. Ele está disponível para as plataformas IOS e Android. Dessa forma, sempre que o funcionário público estiver se deslocando ou fora da Prefeitura poderá acessar o sistema através do celular ou tablet conectado à internet.

Isso garantirá que secretários municipais, diretores, gerentes e o próprio prefeito Marcelo Belinati possam assinar eletronicamente todos os documentos. O acesso móvel era permitido na versão 2.0 do SEI, mas não havia um aplicativo específico para isso, o que tornava a conexão lenta e mais difícil.

“Para que o documento físico seja assinado é preciso aguardar que ele chegue até sua mesa, mas o assinado eletronicamente precisa apenas de um ou dois cliques, porque só precisa de um computador ou celular e da conexão de internet. A partir do momento em que os processos forem sendo disponibilizados, o cidadão não precisará mais vir até a Prefeitura”, explicou Horaguti.

Os dois decretos e a disponibilização do aplicativo de celular são ações que se complementam, universalizando o processo eletrônico na Prefeitura de Londrina.